Start med det der oftest går galt når den rette person ikke er der. Skriv det ned som en kort opskrift: hvad, i hvilken rækkefølge, og hvad man skal passe på. Hold det kort nok til at nogen bruger det.
Hvad der er værd at skrive ned
Viden der sidder ét sted, er en risiko. Start der.
Opgaver der laves tit, betaler sig at have en fast opskrift på.
Hvor sker fejlene, når nye eller vikarer gør det?
Onboarding går hurtigere når det står skrevet, ikke fortælles hver gang.
Er det én proces eller to?
Den hyppigste grund til at en beskrivelse aldrig bliver færdig, er at den er for stor. Prøv den her regel: en opskrift skal kunne udføres i ét stræk. Skal man holde pause, vente på en anden eller sove på det undervejs, er det to processer, og de skal skrives hver for sig.
Hvor starter opgaven, og hvad sætter den i gang?
Hvornår er den slut, og hvordan ved man det?
Kan den gøres færdig uden pause?
Venter den på nogen udefra undervejs?
Et sidste greb: lad den der udfører opgaven tale sig igennem den, mens en anden skriver ned. Den der gør det til daglig, springer trin over uden at opdage det. Den der lytter, gør ikke. Skriv rigeligt ned undervejs og skær fra bagefter, for det er nemmere end at huske det I glemte.
Sådan gør I det uden at drukne
Skriv mens I gør det
Næste gang I laver opgaven, skriv trinnene ned undervejs. Lettere end at huske bagefter.
Hold det kort
En side, punktform. Lange dokumenter bliver ikke læst.
Læg det et fælles sted
Viden gør kun gavn hvis folk kan finde den. Ét sted alle kender.
Ret det når noget ændrer sig
En forældet opskrift er værre end ingen. Opdatér den når I ændrer måden.
Det korte af det lange
Dokumentation lyder kedeligt, men det er det der gør jer mindre sårbare. Jo mere der står skrevet, jo mindre hænger på enkeltpersoner. Start med det vigtigste, og byg på lidt ad gangen.
Vil I have hjælp til at få viden ud af hovederne, så tag fat i os. I er også velkomne til at se hvad vi laver.
Ofte stillede spørgsmål
Har vi tid til det?
I har ikke tid til at lade være. Den tid det tager at skrive ned, tjener I hjem første gang nogen slår op i stedet for at spørge.
Hvor skal vi samle det?
Et sted alle kan finde og rette. Et fælles drev eller et enkelt wiki-værktøj er nok.
Skal alt dokumenteres?
Nej. Start med det der er risikabelt eller gentages tit. Resten kan vente.