Prisen er ikke licenserne. Den er de timer der går med at flytte de samme oplysninger fra ét sted til et andet, og det arbejde der falder mellem to systemer uden at nogen opdager det.
Sådan opstår det
Ingen beslutter at få fem systemer. Det sker et stykke ad gangen. Marketing finder et værktøj der passer til dem. Salg vælger et andet. Driften har haft sit siden før nogen af de to startede. Og ledelsen holder øje i et regneark, fordi det er det eneste sted tallene mødes.
Hver enkelt beslutning var fornuftig. Det er summen der ikke er.
Regningen ingen sender jer
De her poster står ikke nogen steder, men de bliver betalt hver uge.
De samme oplysninger tastes ind to eller tre steder. Hver gang er der en chance for at de ikke stemmer bagefter.
Arbejdet skifter hænder mellem to systemer. Ingen ejer selve overleveringen, så den sker når nogen husker det.
Svaret på "hvor langt er vi?" kræver at nogen kigger tre steder og lægger sammen i hovedet.
En ny kollega skal lære alle systemerne. Og lære hvilket der gælder, når to af dem er uenige.
Rapporterne kommer fra forskellige steder og bliver aldrig helt ens. Så begynder folk at stole på deres egen version.
Værktøjer der stadig bliver trukket hver måned, men som knap nok bliver åbnet.
Hvorfor en integration sjældent løser det
Det oplagte svar er at bygge en bro. Få systemerne til at tale sammen, så flytter tallene sig af sig selv.
Nogle gange er det rigtigt. Men en integration fjerner ikke problemet, den skjuler det. I har stadig to steder hvor sandheden kan ligge. Folk skal stadig kigge begge steder. Og nu har I også en bro der kan gå i stykker, og som nogen skal vedligeholde.
Spørg først om I overhovedet har brug for begge systemer. Det er det billigste spørgsmål I kan stille, og det bliver næsten aldrig stillet.
Tæl efter
En hurtig øvelse. Tag en typisk opgave og følg den fra start til slut.
Hvor mange steder ligger der oplysninger om den samme kunde?
Hvor mange gange bliver de samme oplysninger tastet ind?
Hvor mange steder skal I kigge for at se hvor langt en opgave er?
Hvilke værktøjer betaler I for, som færre end tre personer bruger?
Hvad sker der med en opgave i det øjeblik den skifter system?
Sådan samler I det
Ikke på én gang. Én arbejdsgang ad gangen.
Vælg ét sted som facit
Ikke det værktøj der ser bedst ud på papiret. Det som flest allerede bruger, og som kan bære resten.
Flyt den der gør mest ondt først
Kør den i det nye sted i et par uger. Virker den, tager I den næste.
Luk det gamle
Så længe begge er åbne, bruger folk begge. Sæt en dato for hvornår det gamle slukkes, og hold den.
Behold det der har en grund
Bogholderiet bliver i bogholderisystemet. Målet er ikke ét system til alting. Målet er ét sted hvor I kan se hvad der sker.
Det korte af det lange
Rodet opstår ikke fordi I valgte forkert. Det opstår fordi I valgte flere gange. Prisen betales i timer og ikke i licenser, og derfor er den svær at få øje på.
Start med at tælle. Skal I kigge mere end ét sted for at vide hvor en opgave står, er der noget at hente.
Vil I have hjælp til at samle det, så tag fat i os. I er også velkomne til at se hvad vi laver.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange systemer er for mange?
Der findes ikke et tal. Reglen er enklere: kan I ikke svare på hvor en opgave står uden at kigge flere steder, er der ét for mange.
Kan vi ikke bare integrere systemerne?
Nogle gange er det rigtigt. Men en integration er en ekstra ting der skal vedligeholdes, og den fjerner ikke behovet for at kigge to steder. Spørg først om I har brug for begge systemer.
Hvad hvis afdelingerne ikke vil skifte?
Så er det ikke et systemvalg, det er en beslutning der mangler. Vælg ét sted, sæt en dato for hvornår det gamle lukker, og hold den.