Valget afgøres af hvor mange der skal ind i det, hvor tæt opgaverne hænger sammen, og om et regneark kan løse det I står med i dag. Svar på dem først, og markedet bliver pludselig overskueligt.
Derfor hjælper sammenligningen ikke
Søg på "projektstyringsværktøj", og I møder den samme liste igen og igen. Et værktøj til Kanban-tavler, et til robuste teams, et til Microsoft-pakken. Alle sammenligner på funktioner. Ingen spørger om I overhovedet har brug for dem.
En funktionsliste siger intet om jeres situation. Den siger kun hvad værktøjet kan, hvis I en dag får brug for det. I bliver ikke klogere af at se endnu en tabel med flueben.
De spørgsmål der afgør valget
Svar på dem her, og de fleste værktøjer falder fra af sig selv.
To kolleger der deler opgaver er noget andet end et team hvor fem afdelinger skal se samme status.
Venter opgave to på at opgave et er færdig, har I brug for at kunne se den sammenhæng. Står de for sig selv, er det unødvendigt.
En kunde eller en leder der kigger med uden at skulle logge ind og lære systemet, kræver noget andet end et internt værktøj.
Flytter deadlines sig hver uge, skal værktøjet gøre det nemt at omrokere. Ligger planen fast en måned ad gangen, er det sjældent vigtigt.
Mangler I overblik over tid og budget, kigger I efter noget andet end hvis det er kommunikationen om opgaven der går tabt.
Hvornår et regneark er nok
Det bliver sjældent sagt højt, men et regneark løser opgaven for mange. Tjek om I kan sige ja til det meste her.
Er I færre end man kan tælle på to hænder, der skal opdatere det?
Kører opgaverne uden at vente på hinanden?
Er det den samme person der opdaterer og følger op?
Kan I leve med at huske opfølgningen selv, uden en påmindelse der banker på?
Svarer I ja til det meste, er et værktøj en løsning på et problem I ikke har endnu. Svarer I nej til to eller flere, er det her I begynder at lede efter noget der kan mere.
Sådan vælger I, når regnearket ikke slår til
Skriv jeres fem svar ned
Antal brugere, sammenhæng mellem opgaver, eksterne der kigger med, hyppighed, og hvad der mangler i dag. Det er hele listen I skal lede efter.
Se kun på det der matcher svarene
Et simpelt Kanban-værktøj som Trello løser tavler og overblik. Noget som Asana eller monday.com bærer flere afhængigheder og afdelinger. Microsoft Planner giver mening, hvis I allerede bruger Microsoft 365. Vælg kategori ud fra jeres svar.
Kør en rigtig opgave igennem
Tag en opgave I alligevel skal løse, og kør den i værktøjet i en uge. Fornemmelsen af at bruge det dagligt afslører mere end nogen funktionsliste.
Kobl det til ét sted bagefter
Et projektstyringsværktøj der lever ved siden af fire andre systemer, løser ikke noget. Det bliver blot endnu et sted I skal kigge.
Det korte af det lange
Markedet svarer på hvad værktøjerne kan. Det I har brug for at vide, er hvad jeres egen arbejdsgang kræver. Kender I ikke den endnu, er det stedet at starte, kortlæg den først.
Vælger I et projektstyringsværktøj som en del af et større hovedsystem, er det en anden beslutning, se hvordan I vælger jeres hovedsystem. Og lander I med flere værktøjer end I regnede med, kan I samle dem ét sted bagefter.
Vil I have nogen til at se med på valget, så tag fat i os. I er også velkomne til at se hvad vi laver.
Ofte stillede spørgsmål
Er monday.com, Asana eller Trello bedst?
Ingen af dem er bedst i sig selv. Svar først på hvor mange der skal ind i det, hvor tæt opgaverne hænger sammen, og om nogen uden for teamet også skal se status. Så bliver listen af muligheder kort af sig selv.
Kan vi ikke bare bruge et regneark?
Ja, hvis få personer opdaterer det, opgaverne ikke venter på hinanden, og ingen har brug for en påmindelse for at følge op. Falder bare ét af de punkter, bliver regnearket til endnu et sted I skal huske at kigge.
Er et projektstyringsværktøj det samme som vores hovedsystem?
Hovedsystemet er stedet hele virksomheden samler sit arbejde. Et projektstyringsværktøj kan være en del af det. Tag beslutningen om hovedsystemet først, så passer værktøjet ind bagefter.